✆ 61 868 25 32 ✆ 801 011 097 ✉ biuro@technology.poznan.pl Wyślij zapytanie

Obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (Workflow)


Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie pozwalające na usprawnienie działania korporacji, administracji oraz firm produkcyjnych i usługowych. System obiegu dokumentów elektronicznych umożliwia proste i szybkie zarządzanie dokumentami i procesami.

Workfow Luminum pozwala przekształcić dowolny dokument papierowy w elektroniczny obieg dokumentów.


JUŻ DZIŚ UMÓW SIĘ NA PREZENTACJĘ ROZWIĄZANIA

Na co pozwala system Workflow?

Umożliwia on zapanowanie nad ogromem faktur, zamówień, pism, ofert, umów itp. oraz ogranicza liczbę niepotrzebnych wydruków. Dzięki niemu możliwy jest sprawny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Z badań IBM wynika, że jeden pracownik firmy potrafi wydrukować 16 tysięcy kartek papieru w ciągu roku. Tony papierowych dokumentów są udręką dla wielu przedsiębiorstw i dla nich właśnie proponujemy wdrożenie Systemu Obiegu Dokumentów. Program Workflow to narzędzie wspomagające pracę grupową, jest ono nieodzownym elementem wspomagania zarządzania w firme.

Program do obiegu dokumentów - najważniejsze zalety

Korzyści z wdrożenia Systemu Obiegu Dokumentów (SOD):
  • przekształcenie dowolnego dokumentu papierowego w jego elektroniczny odpowiednik
  • usprawnienie pracy w firmie, zwłaszcza w dziale administracji i w HR
  • prostsze, szybsze i bezbłędne wypełnianie formularzy
  • zmniejszenie kosztów operacyjnych
  • optymalizacja przepływu informacji dzięki powiadomieniom email, SMS
  • natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji
  • rejestrowanie pełnej historii zmian i akceptacji dokumentów
  • monitorowanie procesów na każdym etapie
  • przejście od formularzy tradycyjnych do elektronicznych (z zachowaniem obwiązującej w danej firmie formy)
  • możliwość integracji systemu SOD z systemem finansowym, księgowym, Intranetem, Ekstranetem itp.
  • standaryzacja dokumentów

System Obiegu Dokumentów dostosowujemy na etapie wdrożenia do indywidualnych procedur obowiązujących w danej firmie. Ze względu na dużą ilość różnych typów dokumentów, Workflow daje możliwość budowania dowolnej liczby elektronicznych obiegów.
 
Przykładowy diagram obiegu dokumentów

Z czego składa się System Obiegu Dokumentów?

Budowa przykładowego elektronicznego systemu do obiegu dokumentów (System zakupowy):
  • składanie zapotrzebowania zakupu przez pracownika
  • akceptacja lub odrzucenie zapotrzebowania przez przełożonego
  • zbieranie ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty przez dział zakupów lub wyznaczonego pracownika
  • złożenie zamówienia
  • wprowadzenie faktury
  • proces akceptacji faktury
  • dokonanie płatności
  • zamknięcie (zakończenie) obiegu

Co w praktyce daje Workflow dokumentów?

Elektroniczny system obiegu dokumentów posiada szereg zalet:
  • pracownik - ma możliwość sprawdzenia na jakim etapie jest złożone przez niego zapotrzebowanie
  • przełożony - ma ścisłą kontrolę nad zapotrzebowaniami podwładnych i również może śledzić ich przebieg
  • dział zakupów - ma wszystkie oferty w jednym miejscu
  • księgowość - ma pełen dostęp do faktur zapłaconych i oczekujących na uregulowanie
  • kontrahenci - mogą błyskawicznie uzyskać informacje na jakim etapie jest ich faktura i kiedy mogą oczekiwać zapłaty

Standardowo system powiadamia pracowników o konieczności akceptacji dokumentów poprzez wysyłanie emaili. W wersji rozszerzonej system wysyła powiadomienia SMS (patrz: systemem SMS). Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla współczesnego biznesu, konkurencyjne na rynku, zarówno pod względem możliwości programu, jak i jego ceny.
 
Zobacz najpopularniejsze obiegi dokumentów online:
 
Przykładowy diagram obiegu dokumentów

Funkcjonalność:
  • obiegi dokumentów indywidualnie dostosowywane do wdrożenia w firmie
  • repozytorium dokumentów
  • śledzenie na bieżąco stanu dokumentów
  • dostęp do dokumentów ograniczony systemem uprawnień
  • łatwy i szybki dostęp do wszystkich dokumentów, zamówień, faktur
  • powiadomienia o akceptacjach wysyłane SMSem/emailem (przyspieszenie procesu akceptacji)
  • wielopoziomowe akceptacje
  • limity akceptacji
  • dowolne raporty
  • historia akceptacji i obiegu dokumentu

Postaw na sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów, wybierz nasz produkt!