Tworzenie typów środków trwałych i wyposażenia

Program do ewidencji środków trwałych to elastyczny system, dopasowujący się do potrzeb przedsiębiorstwa. Umożliwia firmie tworzenie dowolnych typów środków trwałych, indywidualnie dostosowanych do wyposażenia. Dzięki określonym kryteriom sprzętu, poszczególne środki trwałe wraz z dokonywanymi na nich działaniami zostaną z łatwością wyszukane na liście wyposażenia firmy.

Na czym polega tworzenie typów środków trwałych?

Na wyposażenie firmy składają się sprzęty takie jak, np.:

 

• laptopy,
• oprogramowanie,
• drukarki,
• biurka,
• krzesła,
• samochody osobowe, itp.

 

Każdy z nich definiuje jednocześnie typ. Wystarczy wprowadzić poszczególne typy do panelu administracyjnego w programie do ewidencji wyposażenia.

Typy środków trwałych można także organizować w szersze zakresem grupy. Wtedy informacje będą generowane z następującym podziałem:

• laptopy, oprogramowanie, drukarki przypisane do grupy “komputery”,
• biurka, krzesła przypisane do grupy “meble”,
• samochody osobowe, dostawcze przypisane do grupy “samochody”, itp.

System informatyczny do ewidencji wyposażenia umożliwia także przypisywanie sprzętom indywidualnych atrybutów. Różnią się one w zależności od rodzaju środków trwałych. Atrybuty dla samochodu, to np. wersja, numer rejestracyjny, czy moc silnika. Dla komputera byłyby to np. rodzaj procesora, czy wielkość dysku twardego.

Uprawnienia zarządzania poszczególnymi grupami można nadać wybranym pracownikom. Dane osoby w firmie mogą więc niezależnie od siebie prowadzić ewidencję odpowiednich sprzętów i środków trwałych.

Dodatkowe możliwości definiowania typów i atrybutów

Dla poszczególnych typów środków trwałych, można dodatkowo określić typy podrzędne. Takie rozwiązanie umożliwia sprawny elektroniczny obieg dokumentów w powiązaniu z konkretnym sprzętem oraz kontrolowanie wydatków związanych z utrzymaniem dowolnych sprzętów. Definiowanie typów podrzędnych polega np. na przypisywaniu faktur i szkód do samochodów, czy rejestrowaniu faktur dla telefonów.

Możliwość importu faktur np.: Orlen (tankowania samochodów, myjnie, zakupy), Orange, T-Mobile (rozmowy, internet), sprawia, że faktury zbiorcze zostają automatycznie podzielone i przypisane do samochodu, czy telefonu, którego dotyczą.

Dla określonych typów sprzętów istnieje możliwość przypisania atrybutów wyliczeniowych. Atrybuty tego typu definiowane są niezależnie dla każdego sprzętu i odpowiadają za automatyczne dokonywanie różnego rodzaju rozliczeń związanych np. z amortyzacją, czy ratami leasingowymi.

Korzyści z tworzenia dowolnych typów sprzętu

Tworzenie typów, grup i atrybutów środków trwałych usprawnia zarządzanie firmą. Każda firma dostosowuje funkcje systemu ewidencji sprzętu zgodnie z potrzebami, czerpiąc z pełni jego potencjału dla optymalnych korzyści. Ponadto zaawansowany system informatyczny generuje raporty i zestawienia w ramach poszczególnych kategorii, bez potrzeby angażowania pracowników. To skuteczne rozwiązanie dla dużych firm, posiadających rozbudowane wyposażenie.