✆ 61 868 25 32 ✆ 801 011 097 ✉ biuro@technology.poznan.pl Wyślij zapytanie

System Zakupowy

Indywidualny model obiegu faktur w firmie


System obiegu faktur - narzędzie Systemu Zakupowego - funkcjonuje w oparciu o model, dostosowany do indywidualnych potrzeb danej firmy. Model ustalany jest na etapie wdrażania, z uwzględnieniem wszelkich wymogów obowiązujących w przedsiębiorstwie. Dlatego też modele mogą składać się z różnej liczby etapów - np. 6 czy nawet 9, uwzględniając etapy dodatkowe, takie jak np.:
  • Kontrola Budżetu,
  • Dział Prawny,
  • Magazyn.

Faktury w Systemie Zakupowym

W Systemie Zakupowym wyróżnia się poszczególne obszary m.in. w zakresie faktur, zamówień, czy umów. Każde działanie na danym dokumencie odbywa się w ramach konkretnego obszaru. Czytelny podział na kategorie sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów zapewnia sprawny przepływ faktur. Wyróżnia się następujące obszary:
  • wprowadzenie Faktury,
  • złożenie Zamówienia,
  • składanie Zapotrzebowania Zakupu przez pracownika,
  • akceptacja faktury,
  • akceptacja lub odrzucenie zapotrzebowania przez przełożonego,
  • zbieranie ofert przez dział zakupów lub wyznaczonego pracownika,
  • wybór najkorzystniejszej oferty,
  • dokonanie płatności i ew. eksport danych do programu księgowego,
  • zamknięcie obiegu - przeniesienie dokumentu do archiwum.

Tworzenie dokumentów

System umożliwia tworzenie dokumentów niezbędnych dla płynnego obiegu faktur kosztowych w firmie:
  • Zapotrzebowanie Zakupu ZZ - dokument wystawiany przez pracownika, stwierdzający chęć zakupu dowolnego towaru lub usługi,
  • Zamówienie ZA - dokument wysyłany do konkretnej firmy w celu zamówienia towaru/usługi,
  • Faktura VAT FV - dokument wystawiany przez firmę zewnętrzną za wykonaną usługę lub dostarczony towar,
  • Payment Request - Polecenie Zapłaty PR - zlecane przez pracownika polecenie zapłaty (zwykle przedpłaty), wykonanie przelewu,
  • Umowa UM - umowa z dowolną firmą.

System workflow umożliwia przypisywanie do Zamówień Faktur, czy Zamówień do Zapotrzebowań, zgodnie z zasadą:
Jedno Zapotrzebowanie Zakupu (ZZ) może zawierać dowolną ilość Zamówień (ZA).
Każde Zamówienie (ZA) może zawierać dowolną ilość Faktur (FV).
 

Intuicyjny system informatyczny umożliwia dokonywanie Polecenia Zapłaty w sposób zbliżony do rozliczania Faktur. Ponadto Faktury można także dołączać do Umów. To skuteczne rozwiązanie dla faktur przesyłanych do firmy okresowo, np.: od operatora sieci komórkowych czy sieci stacji paliw.

Elektroniczny obieg faktur dostosowany do wymagań firmy umożliwia sprawne przesyłanie dokumentów. Dzięki temu praca zarówno dział HR, jak i pozostałych pracowników staje się bardziej wydajna, co wpływa na większą efektywność zarządzania firmą.

Poniżej znajduje się przykład modelu akceptacji Faktur.
 


Więcej informacji o tym produkcie znajdziesz na kolejnych stronach

  <    >