SYSTEMY DEDYKOWANE
O FIRMIE
KLIENCI REFERENCJE
KONTAKT

Rozwiązania w chmurze

Wersja abonamentowa w postaci usługi dla dowolnej liczy użytkowników!

NOWOŚĆ - Rezerwacje

Wygodna rezerwacja zasobów używanych w Twojej firmie!

Kompleksowe rozwiązanie HR

W naszych rozwiązaniach zawarte są moduły dodatkowe: Pracownicy i Intranet.

Najlepsze e-Urlopy na rynku!

Pierwsze w Polsce profesjonalne rozwiązanie rozwijane od ponad 14 lat

Czas pracy

Kompleksowe planowanie, zarządzanie, ewidencja i kontrola czasu pracy.

14 lat na rynku IT

Od 14 lat oferujemy i prowadzimy wdrożenia naszych rozwiązań IT.


Systemy Obiegu Dokumentów (Workflow)
Obieg Dokumentów

System obiegu dokumentów to rozwiązanie pozwalające na usprawnienie działania firmy, na proste i szybkie zarządzanie dokumentami i procesami.

Pozwala on na zapanowanie nad ogromem faktur, zamówień, pism, ofert, umów itp. oraz ogranicza liczbę niepotrzebnych wydruków.


JUŻ DZIŚ UMÓW SIĘ NA PREZENTACJĘ ROZWIĄZANIA

Z badań IBM wynika, że jeden pracownik firmy potrafi wydrukować 16 tysięcy kartek papieru w ciągu roku. Tony papierowych dokumentów są udręką nie jednej firmy i dla nich właśnie proponujemy wdrożenie Systemu Obiegu Dokumentów. System Obiegu Dokumentów to narzędzie wspomagające prace grupową, jest ono nieodzownym elementem wspomagania zarządzania w firme.

Korzyści z wdrożenia Systemu Obiegu Dokumentów (SOD):
  • usprawnienie pracy w firmie
  • przejście od formularzy tradycyjnych do elektronicznych (z zachowaniem obiwiązującej w danej firmie formy)
  • prostsze, szybsze i bezbłędne wypełnianie formularzy
  • zmniejszenie kosztów operacyjnych
  • optymalizacja przepływu informacji dzięki powiadomieniom SMS, email
  • natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji
  • rejestrowanie pełnej historii zmian i akceptacji dokumentów
  • monitorowanie procesów na każdym etapie
  • możliwość integracji systemu SOD z Intranetem, Ekstranetem itp.
  • standaryzacja dokumentów

System Obiegu Dokumentów dostosowujemy na etapie wdrożenia do indywidualnych procedur obowiązujących w danej firmie. Ze względu na dużą ilość różnych typów dokumentów, system nasz daje możliwość budowania dowolnej liczby elektronicznych obiegów.

Przykładowy diagram obiegu dokumentów

Budowa przykładowego obiegu dokumentów (System zakupowy):
  • składanie zapotrzebowania zakupu przez pracownika
  • akceptacja lub odrzucenie zapotrzebowania przez przełożonego
  • zbieranie ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty przez dział zakupów lub wyznaczonego pracownika
  • złożenie zamówienia
  • wprowadzenie faktury
  • proces akceptacji faktury
  • dokonanie płatności
  • zamknięcie (zakończenie) obiegu

Rozwiązanie takie ma szereg zalet:
  • pracownik - ma możliwość sprawdzenia na jakim etapie jest złożone przez niego zapotrzebowanie
  • przełożony - ma ścisłą kontrolę nad zapotrzebowaniami podwładnych i również może śledzić ich przebieg
  • dział zakupów - ma wszystkie oferty w jednym miejscu
  • księgowość - ma pełen dostęp do faktur zapłaconych i oczekujących na uregulowanie
  • kontrahenci - mogą błyskawicznie uzyskać informacje na jakim etapie jest ich faktura i kiedy mogą oczekiwać zapłaty

Standardowo system powiadamia pracowników o konieczności akceptacji dokumentów poprzez wysyłanie emaili. W wersji rozszerzonej system wysyła powiadomienia SMS (patrz: systemem SMS).

Zobacz najpopularniejsze obiegi dokumentów:


Przykładowy diagram obiegu dokumentów

Funkcjonalność:
  • obiegi dokumentów indywidualnie dostosowywane do wdrożenia w firmie
  • repozytorium dokumentów
  • śledzenie na bieżąco stanu dokumentów
  • dostęp do dokumentów ograniczony systemem uprawnień
  • łatwy i szybki dostęp do wszystkich dokumentów, zamówień, faktur
  • powiadomienia o akceptacjach wysyłane SMSem/emailem (przyspieszenie procesu akceptacji)
  • wielopoziomowe akceptacje
  • limity akceptacji
  • dowolne raporty
  • historia akceptacji i obiegu dokumentu