Akceptacja wieloosobowa faktur elektronicznych

Elektroniczny obieg faktur umożliwia tworzenie dokumentu akceptacji wieloosobowych, zapewniającego sprawną akceptację kosztów danej usługi. Uprawnione do tego osoby mogą dokonywać akceptacji w tym samym czasie, niezależnie od siebie.

Akceptacje wieloosobowe

Złożone faktury, wymagające akceptacji kilku osób, to standard dla dużych firm i przedsiębiorstw. Kwoty składowe są przypisane do kierowników konkretnych działów, a ich akceptacja leży w ich kompetencji. System workflow faktur automatycznie kieruje dokumenty do odpowiednich osób. Akceptacje wieloosobowe w systemie informatycznym widoczne są jako odrębne, niezależne dokumenty. Dlatego każdy z przełożonych dokonuje akceptacji niezależnie od innych osób. Umożliwia to płynny obieg faktur kosztowych w firmie.

W systemie elektronicznego obiegu dokumentów dodatkowo wyznaczona zostaje osoba decyzyjna. Po uzyskaniu wszystkich akceptacji częściowych osoba ta dokonuje ostatecznej akceptacji całościowej kwoty faktury.

Całość procesu jest na etapie wdrożenia indywidualnie konfigurowana i dostosowywana do wymogów firmy.

Co zawiera dokument przekazany do akceptacji?

Powyżej zaprezentowano przykład faktury przekazanej do akceptacji. Składa się on z następujących sekcji:

• Informacje o zamówieniu i pola faktury,
• Ewentualna akceptacja merytoryczna,
• Tabela umożliwiająca rozbicie pełnej kwoty faktury na kwoty częściowe i wskazanie osób akceptujących,
• Wskazanie osoby dokonującej ostatecznej akceptacji,
• Końcowa akceptacja pełnej kwoty faktury po uzyskaniu akceptacji na kwoty częściowe.

Zaawansowane oprogramowanie informatyczne umożliwiające wieloosobową akceptację elektronicznych faktur i elektroniczny obieg dokumentów to znaczne ułatwienie dla pracowników. Takie rozwiązanie umożliwia bardziej efektywne zarządzanie firmą.